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Planilha de orçado x realizado, grátis em Excel

Compare o que foi planejado com o que aconteceu, veja as variações do mês e do ano e saiba onde agir primeiro.

Baixar planilha grátis (Excel)Como usar
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  • Grátis
  • Sem cadastro

Para quem é

Empresas que fazem orçamento mas não acompanham, ou que querem começar a controlar metas e desvios mês a mês.

Como usar em 3 passos

  1. Digite o orçamento do ano por conta e marque cada uma como receita ou despesa.
  2. A cada mês fechado, preencha o realizado.
  3. Na aba Análise, escolha o mês e veja as variações. Para cada desvio relevante, registre a causa e a ação.

O que a planilha inclui

  • Orçamento e realizado de 12 meses, por conta
  • Análise do mês escolhido e do acumulado do ano
  • Variação em reais e em %, com situação: favorável, desfavorável ou dentro da meta
  • Tolerância ajustável, para não se alarmar com variações pequenas
  • Gráfico de orçado x realizado e aba “Como usar”
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O que é o orçado x realizado e para que serve

Orçamento é o plano financeiro do ano: quanto você espera vender e gastar, mês a mês. O orçado x realizado compara esse plano com o que realmente aconteceu e mostra os desvios.

O valor não está no relatório, e sim na conversa que ele provoca: por que o resultado ficou diferente do plano e o que fazer agora? Quanto antes o desvio é visto, mais barato é corrigi-lo.

A variação é o realizado menos o orçado. Em receitas, variação positiva é favorável. Em despesas, é o contrário: realizado abaixo do orçado é favorável. A variação percentual (variação ÷ orçado) permite comparar contas de tamanhos diferentes.

Acompanhe o mês e o acumulado do ano. O mês mostra o fato recente. O acumulado mostra a tendência.

Como preencher bem

Escreva as premissas do orçamento

Volume, preço, custos, prazos e reajustes que sustentam cada número. Sem premissa, não dá para saber, depois, se o erro foi do plano ou da execução.

Use as mesmas contas no orçado e no realizado

A comparação só vale se a classificação for a mesma. Se o realizado vem da DRE, use a mesma estrutura de contas.

Lance só números fechados

Preencha o realizado depois do fechamento do mês e conferido com a contabilidade. Dado provisório gera discussão inútil.

Não altere o orçado durante o ano

Mantenha o orçamento original para medir o planejamento. Se as premissas mudarem muito, faça uma projeção revisada (forecast) à parte.

Ajuste a tolerância

O padrão é 5%. Para contas muito estáveis, use um valor menor. Para contas voláteis, um maior. O objetivo é concentrar a conversa no que importa.

Marque o tipo certo

Receita ou despesa. É isso que define se a variação é favorável ou desfavorável.

Como analisar depois de preenchida

O relatório só vira gestão quando gera ação. Siga esta ordem na aba Análise:

  1. 1. Comece pelo resultado

    Olhe a linha de Resultado, no mês e no acumulado. Ele está dentro do plano? É a pergunta de abertura de qualquer reunião de resultado.

  2. 2. Separe receita e despesa

    Receita abaixo do orçado é problema de volume ou de preço. Despesa acima do orçado é problema de controle de gasto. As causas e as ações são diferentes.

  3. 3. Priorize pelo valor, não só pelo percentual

    Cinco por cento de uma conta pequena pode valer menos que um por cento de uma conta grande. Olhe a variação em reais junto com a variação em %.

  4. 4. Diferencie desvio pontual de tendência

    Compare o mês com o acumulado. Desfavorável nos dois indica tendência. Desfavorável só no mês pode ser timing, como uma compra antecipada ou um faturamento que atrasou.

  5. 5. Descubra a causa raiz

    Pergunte “por quê” até chegar ao motivo: preço, volume, mix, prazo, erro de orçamento ou fato extraordinário. Registre a explicação ao lado do número.

  6. 6. Defina ação, responsável e prazo, e reprojete

    Com o acumulado e as ações, projete como o ano fecha. Se o ano não fecha no plano, é melhor decidir cedo o que cortar ou o que vender a mais.

Indicadores para acompanhar

IndicadorComo calcularO que observar
Variação em reaisRealizado − orçadoTamanho do desvio. Mostra onde está o dinheiro
Variação percentualVariação ÷ orçadoCompara contas de tamanhos diferentes
SituaçãoVariação, tipo da conta e tolerânciaFavorável, desfavorável ou dentro da meta, para priorizar o que merece atenção
Resultado orçado x realizadoReceitas − despesas, nas duas visõesO efeito somado de todas as variações
Atingimento da metaRealizado ÷ orçado (equivale a 100% + variação %)Em receitas, 100% significa meta batida

A planilha calcula os quatro primeiros. O atingimento é o realizado dividido pelo orçado, a partir das colunas que ela já mostra.

Erros comuns

  • Fazer orçamento sem premissas, e depois não saber explicar o desvio.
  • Comparar contas classificadas de formas diferentes no orçado e no realizado.
  • Mudar o orçado no meio do ano e perder a referência.
  • Olhar só o mês e ignorar o acumulado.
  • Reagir ao percentual de uma conta pequena e ignorar uma conta grande.
  • Gerar o relatório e não registrar causa, ação e responsável.

Exemplo de leitura, com os dados de exemplo da planilha

Nos dados de exemplo, em junho a receita de vendas ficou R$ 3.000 abaixo do orçado (−3,6%). Quase todas as contas ficaram dentro da tolerância de 5%. Só as despesas administrativas passaram (+5,6%). À primeira vista, o relatório parece tranquilo.

Mas o resultado do mês foi de R$ 23.900 contra R$ 28.300 orçados, uma queda de 15,5%. Pequenas variações em várias linhas se somam e viram um desvio grande no resultado. No acumulado, comercial e marketing já passa 7,1% acima do orçado. A leitura é que olhar só as linhas isoladas esconde o efeito somado. A pergunta certa é: o ano ainda fecha no plano?

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Perguntas frequentes

Como defino o orçamento do ano?

Parta do realizado do ano anterior, ajuste pelas premissas (volume, preço, custos e prazos) e anote essas premissas. Se elas mudarem, revise o orçamento.

O que significa “Dentro da meta”?

Que a variação ficou dentro da tolerância definida na planilha, de 5% por padrão. Você pode mudar esse percentual na aba Análise.

Posso incluir mais contas?

Pode. Renomeie as contas existentes para a sua realidade. Para acrescentar contas novas, insira a linha na aba Dados e copie uma linha da aba Análise, ajustando a referência.

Com que frequência devo analisar?

Todo mês, logo depois do fechamento, em uma reunião curta focada nas variações relevantes e nas ações. Em empresas com oscilação forte, vale uma olhada semanal nas receitas.

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